バラバラのメモ20件を、明日の朝に使える1枚の表にまとめる

■ 業務内容 会社の事務担当になって、営業チームが書いたバラバラのメモ20件を、次の日の朝にすぐ使える1枚の表にまとめる仕事です。 ある会社では、営業担当の3人が、毎日お店や会社に電話をしています。電話のあとには、相手の名前や次にいつ電話するかをメモに残しますが、書き方は人によってバラバラです。日付の書き方がそろっていなかったり、同じ会社のメモが2回出てきたりします。あなたは上司から「明日の朝の会議で使うので、今日中に1枚にまとめてほしい」と頼まれます。 まず、上司からの頼みごとを読んで、何のための表なのか、守るルールは何かを整理します。次に、メモを1件ずつ読み、決められた形の表に並べていきます。途中で、メモだけでは分からないものが出てきます。そのときは想像で埋めずに、営業担当にそのまま送れる質問の形で書き出します。分からないことを見分けて、きちんと聞けることも、事務の大事な仕事のひとつです。 表ができたら、作業にかかった時間と、迷った回数を記録します。その記録をもとに、同じミスが起きにくくなる工夫を考え、営業チームに配る「メモの書き方の見本」を作ります。最後に、事務の仕事を3つの段階に分けて、今日の自分がどこまでできたかを確かめ、次にやることを決めます。 記入はすべて、配られるシートに打ち込みます。特別な知識は必要ありません。表を作るのが苦手でも大丈夫です。 ■ 注意事項 当日の時間に伝えます。